Automatyzacja recepcji w obiekcie noclegowym. Co możesz zrobić?

Z pewnością zdajesz sobie sprawę z faktu, ile czasu zajmują wszelkie procedury związane z zameldowaniem gości i ich pobytem w Twoim obiekcie. Wszystko zaczyna się z chwilą otrzymania telefonu lub wiadomości w postaci zapytania o dostępny termin w Twoim obiekcie. Gdy goście wyrażają chęć pobytu w danym terminie, rozpoczyna się procedura rezerwacji, następnie płatność, a gdy pojawią się na miejscu - zameldowanie, a po zakończeniu ich pobytu - wymeldowanie.

Niezależnie od wielkości obiektu, większość tego typu spraw załatwia się w specjalnie wyznaczonym ku temu miejscu. Jest to przede wszystkim recepcja, którą prowadzisz Ty sam lub ktoś z Twoich pracowników. Na recepcji załatwia się wszelkiego typu sprawy - począwszy od zameldowania, przez zgłoszenie życzeń specjalnych, próśb o rekomendację, czy wymeldowanie po zakończeniu pobytu. Tego typu praktyki stają się jednak przeszłością. Coraz większą rolę zaczyna odgrywać technologia, która w dużym stopniu przyczynia się do zmiany podejścia do obsługi gości i odmienia praktyki obsługi gości w obiekcie noclegowym. 

Sprawdź również: 7 kroków do zwiększenia rezerwacji online

Jaką rolę pełni recepcja w obiekcie noclegowym?

Rola recepcji w obiekcie noclegowym jest niezwykle ważna. Spełnia wiele ważnych funkcji i w dużej mierze przyczynia się do zadowolenia gości w obiekcie noclegowym. Główną rolą jest przede wszystkim skupienie się na utrzymaniu zadowolenia gości i sprzedaż dodatkowych usług dodatkowych, które coraz częściej są dostępne w obiektach noclegowych.

Najważniejsze zadania recepcji to przede wszystkim:

• meldunek gości

• wymeldowanie gości

• przyjmuje zgłoszenia i uwagi dotyczące oferty, jak i samego pobytu w obiekcie noclegowym

• prowadzi sprzedaż usług dodatkowych

• jest swego rodzaju łącznikiem pomiędzy gościem a właścicielem obiektu noclegowego

• odpowiadanie na pytania, związane z funkcjonowaniem obiektu noclegowego

• kierowanie gości do ich miejsca przeznaczenia

• sortowanie i rozdawanie poczty

• odbieranie połączeń telefonicznych i wiadomości e-mail

• przyjmowanie rezerwacji

• prowadzenie rachunków, związanych z pobytem gości

• obsługa programu komputerowego zarządzającego stanem wolnych pokoi.

Czy prowadzenie recepcji jest konieczne?

Należy podkreślić, że z samym prowadzeniem recepcji obiektu noclegowego bywa naprawdę różnie. Wszystko w dużej mierze uzależnione jest od wielkości obiektu noclegowego. W przypadku dużych hoteli, ośrodków wypoczynkowych, czy pensjonatów mamy do czynienia z profesjonalną recepcją, którą obsługuje specjalnie wykwalifikowany pracownik. W przypadku kwater prywatnych, czy domków, rolę recepcjonisty zazwyczaj sprawuje ich właściciel. 

Czy całkowita rezygnacja z prowadzenia recepcji jest w ogóle możliwa? Jej usunięcie jest wręcz niemożliwe, ale coraz częściej właściciele obiektów noclegowych stosują procedury, które mają na celu usprawnienia i automatyzację pracy recepcji. W dzisiejszych czasach niezwykle ważną rolę odgrywa elastyczność - tego m.in. oczekują również turyści, którzy przyjeżdżają do Twojego obiektu noclegowego. Warto w związku z tym zastanowić się nad wprowadzeniem technologii, które obniżą koszty pracy recepcji i poprawią doświadczenie gości hotelowych. 

W przypadku mniejszych obiektów noclegowych, należy podkreślić, że zameldowanie jest możliwe tylko i wyłącznie w określonych godzinach, a sama recepcja jest zazwyczaj zamykana nocą, kiedy to przyjeżdżających gości jest zdecydowanie mniej. Te osoby, które pojawią się po wyznaczonych godzinach, zazwyczaj mogą znaleźć klucz w specjalnej skrytce, a wszelkiego typu instrukcje dotyczące zameldowania i wejścia do pokoju otrzymują sms-em lub poprzez wiadomość e-mail.

Jakie technologie możesz wprowadzić, by zautomatyzować pracę recepcji?

Warto podkreślić, że samych możliwości i technologii jest naprawdę dużo. Tego typu rozwiązania z powodzeniem można zastosować zarówno w mniejszym, jak i większym obiekcie noclegowym. Co zatem możesz zrobić?

• Zdalne zarządzanie obiektem noclegowym

To metoda, która doskonale sprawdzi się w przypadku apartamentów, domków i innych mniejszych obiektów noclegowych. Planując zdalne zarządzanie obiektem noclegowym, musisz zdać sobie sprawę, że nie jest to do końca takie proste. Przede wszystkim wymaga wdrożenia odpowiedniego systemu informatycznego. Warto podkreślić również, że taki system pozwoli Ci wiele zaoszczędzić - zarówno czasu, jak i pieniędzy. Nie musisz przede wszystkim prowadzić recepcji. Wszystko uzależnione jest od Ciebie i z powodzeniem możesz zarządzać obiektem, nawet gdy przebywasz na drugim końcu świata.

Więcej informacji znajdziesz tutaj: Zarządzanie obiektem noclegowym na odległość

• Elektroniczne zamki w drzwiach

Nie da się ukryć, że w przypadku większości obiektów noclegowych, gość który zamelduje się w obiekcie noclegowym, otrzymuje tradycyjny klucz od recepcjonistki i jest kierowany do wyznaczonego pokoju. Coraz więcej obiektów stosuje elektroniczne zamki w drzwiach. Na czym to polega? To niezwykle wygodna metoda, zarówno dla właścicieli, jak i dla gości. Twój gość otrzymuje sms-em lub mailowo specjalny kod, który umożliwia otwarcie drzwi w Twoim obiekcie noclegowym. Tego typu zamki pozwalają na zdalną obsługę życzeń specjalnych gości, jak wcześniejsze zameldowanie czy możliwość późniejszego opuszczenia pokoju. Jedna osoba może więc obsługiwać kilka obiektów jednocześnie, zatem koszty recepcji zredukowane są do minimum. 

• Integracja Twojego systemu rezerwacji z możliwościami dostępnymi w portalach turystycznych

Wielość miejsc, w którym turyści mogą zarezerwować miejsce noclegowe gwarantuje pełen sukces. Twoja strona www, oferta na portalu Nocowanie.pl, czy udostępniony system rezerwacji on-line w mediach społecznościowych i do tego zintegrowany system rezerwacji z pewnością przybliży Cię do pozyskania większej ilości turystów i usprawni działanie Twojej recepcji. Internet daje duże pole działania, dlatego korzystaj z niego w odpowiedni i skuteczny sposób. Zyskasz dzięki temu wiele, bo:

 - masz przejrzyste informacje dotyczące dostępności pokoi

- wiesz, które terminy masz jeszcze wolne

- informacje uzyskujesz na bieżąco i w dowolnym miejscu.

Automatyzacja procesu zameldowania w hotelu nie tylko obniża koszty prowadzenia biznesu, ale też usprawnia obsługę klienta. Pamiętaj jednak, że technologie nie są w stanie zastąpić kontaktu międzyludzkiego, co jest niezwykle ważne w przypadku prowadzenia obiektu noclegowego. Mamy nadzieję, że nasze wskazówki chociaż częściowo pomogą Ci usprawnić funkcjonowanie recepcji w Twoim obiekcie noclegowym.