Czy warto tworzyć regulamin obiektu noclegowego?

Własny regulamin powinien stworzyć każdy właściciel nawet najmniejszego obiektu noclegowego. Jest to bowiem dokument, w którym zostaną zebrane wszystkie przepisy, zasady i warunki, jakie obowiązują w danym miejscu. Trzeba podkreślić, że odnoszą się one zarówno do właściciela obiektu noclegowego i jego pracowników, jak też gości. Regulamin rzetelnie informuje turystów o przysługujących im prawach, reguluje bezpieczne przebywanie w obiekcie, a właścicielowi pomaga uniknąć spornych sytuacji. Warto więc nie tylko stworzyć regulamin, ale również dobrze się nad nim zastanowić.

Jak napisać regulamin obiektu?

Specjaliści radzą, by podczas pisania regulaminu obiektu noclegowego nie korzystać z gotowych wzorów ani nie kopiować takich dokumentów od podobnych podmiotów. Należy kierować się własną specyfiką oraz ofertą, która przecież różni się od konkurencji. Oprócz tego warto skonsultować taki regulamin z prawnikiem lub radcą prawnym, by ustrzec się błędów czy nieścisłości mogących spowodować, że może on zostać kiedyś zakwestionowany.

Oczywiście istnieją zagadnienia, które należy umieścić w każdym regulaminie obiektu noclegowego:

• Doba hotelowa. Określenie godzin, w jakich można przyjechać i należy opuścić obiekt to jedna z kluczowych kwestii i należy ją ująć w regulaminie. Dzięki temu właściciel jest w stanie bez kłopotów przygotować obiekt na przyjęcie kolejnych gości.

• Kwestie dotyczące zachowania gości. W regulaminie muszą znaleźć się również adnotacje dotyczące tego, czego od turystów oczekuje właściciel. Musi on określić jak rozumie ciszę nocną, czy akceptuje palenie tytoniu, czy w obiekcie mile widziane są zwierzęta domowe, jak przedstawia się sprawa przebywania osób, które nie nocują w obiekcie itp. Regulamin powinien również zawierać postanowienia wskazujące z jakimi konsekwencjami musi liczyć się turysta w przypadku naruszenia powyższych zasad dotyczących zachowania.

• Odpowiedzialność gościa za wyrządzone szkody. Każdy właściciel obiektu noclegowego prędzej czy później spotka się z sytuacją, gdy jego mienie zostanie uszkodzone bądź mocno zniszczone. Dlatego w regulaminie należy zaznaczyć, że jeśli szkody są spowodowane przez gościa podczas jego pobytu, musi on ponieść finansową odpowiedzialność. Można z góry określić kwotę za uszkodzenie konkretnego przedmiotu bądź też wskazać sposób ustalenia takiego odszkodowania (np. według cen zakupu, kosztów naprawy). Przy dochodzeniu odszkodowania trzeba mieć odpowiednią dokumentację, jak na przykład protokół odbioru pokoju z podpisem pracowników obiektu i gościa.

• Odpowiedzialność obiektu za rzeczy gości. Nie tylko własność obiektu noclegowego może ulec zniszczeniu – podobnie ma się z rzeczami wniesionymi przez gości. Warto podkreślić, że żaden obiekt noclegowy nie może ograniczyć lub wyłączyć tej odpowiedzialności, więc umieszczanie takiego zapisu w regulaminie jest niedopuszczalne. Są tylko trzy przypadki, gdy obiekt nie odpowiada za zniszczenie rzeczy gościa: gdy wynika to z jej właściwości, gdy została zniszczona na skutek działania siły wyższej, gdy zniszczenie powstało wyłącznie z winy poszkodowanego lub osoby, która mu towarzyszyła albo go odwiedzała (przykładem jest kradzież z pokoju na parterze, w którym gość pozostawił otwarte okna lub utrata /uszkodzenie bagażu na skutek zachowania zaproszonego do pokoju odwiedzającego). Co ważne, za rzecz wniesioną nie uważa się auta pozostawionego na należącym do właściciela parkingu, chyba że została zawarta odrębna umowa przechowania.

• Płatności. To jedna z najważniejszych kwestii – rozumiemy przez nią nie tylko sposób zapłaty za nocleg, ale również to czy obiekt pobiera zaliczkę lub zadatek oraz jaka jest wysokość i kiedy dokonać takich opłat. Postanowienia dotyczące płatności mogą również obejmować zasady wystawiania faktur za pobyt.

Zastanawiasz się, co lepiej sprawdzi się u ciebie – zaliczka czy zadatek? Wejdź i zobacz: Zaliczka czy zadatek? Sprawdź jakie są różnice

• Rezygnacja z usługi. Zdarza się, że rezerwacja zostaje odwołana przez turystę, warto więc zabezpieczyć się na taką ewentualność. W przypadku podobnej sytuacji przedsiębiorca ma prawo do potrącenia kosztów, ale musi to zrobić zgodnie z prawem. W sytuacji uprzedniego pobrania zadatku, obiekt ma prawo do jego zatrzymania. Bardziej skomplikowana jest kwestia zwrotu zaliczki. W regulaminach często spotyka się zapis o bezzwrotności zaliczki – to duży błąd. Zatrzymanie takiego świadczenia stoi w sprzeczności z dobrymi obyczajami i rażąco narusza interesy konsumenta. Lepiej zamieścić postanowienie, iż w przypadku odwołania rezerwacji przez turystę, obiekt zastrzega sobie prawo potrącenia z zaliczki kwot stanowiących równowartość rzeczywistych kosztów/strat poniesionych w związku anulowaniem rezerwacji przez turystę. W przypadku odwołania rezerwacji przez obiekt, turyście, w zależności od rodzaju pobranego przez obiekt świadczenia, przysługuje prawo żądania zwrotu zadatku w podwójnej wysokości albo żądanie zwrotu zaliczki w całości i pokrycia przez obiekt rzeczywistych kosztów/strat poniesionych przez turystę w związku anulowaniem rezerwacji przez przedsiębiorcę.

• Zmiana terminu pobytu turysty w obiekcie (skrócenie lub przedłużenie pobytu). Warto, by regulamin zawierał informację, czy turyście przysługuje zwrot pieniędzy w przypadku późniejszego przyjazdu lub wcześniejszego wyjazdu.

• Opłata klimatyczna. Regulamin powinien zawierać zasady pobierania ewentualnej opłaty.

Jak zapoznać gości z regulaminem?

Zapoznanie się z regulaminem obiektu leży w interesie gości, dlatego warto udostępnić go do wglądu. Można wydrukować i umieścić regulamin przy recepcji lub na stronie internetowej. Portal Nocowanie.pl również umożliwia publikowanie regulaminów w przy ofercie – jego treść można dodać w panelu obiektu, a informacja o nim będzie widoczna dla turysty nad opisem.

Trzeba zaznaczyć, że nie ma konieczności, by gość obiektu podpisywał regulamin. Można przyjąć, że korzystanie z usług obiektu jest równoznaczne z jego akceptacją.

fot. Kaboompics / Pexels.com CC0