Doba hotelowa w obiekcie noclegowym. Jak ustalić tę właściwą?

Nie ulega żadnej wątpliwości, że pełne zadowolenie turystów, to podstawa prowadzenia biznesu, jakim jest Twój obiekt noclegowy. Na wysokie oceny składa się wiele czynników, dzięki którym turyści wypoczywają tak, jak najbardziej lubią. Zdarza się, że czasem bywają nieco wymagający. Elastyczność w niektórych przypadkach, jest jak najbardziej wskazana. Szczególnie, gdy weźmiemy pod uwagę dobę hotelową, która z pewnością funkcjonuje również w Twoim obiekcie.

Poznaj: 7 rzeczy, które zaskoczą Twoich gości

Czym tak naprawdę jest doba hotelowa?

Niezależnie, czy prowadzisz pensjonat, domki, czy kwatery i pokoje, to doba hotelowa jest stosowana w każdej kategorii obiektów noclegowych. To nic innego, jak pewien okres czasu, który wyznacza pewne granice. A są nimi - rozpoczęcie oraz zakończenie pobytu Twoich turystów. Dla przykładu, zameldować w obiekcie, Twoi goście muszą się min. o godzinie 15.00, natomiast wymeldować do godziny 12.00. Hotelowa doba w apartamencie, czy w innym obiekcie, po prostu wyznacza czas, kiedy goście mogą korzystać z pobytu w obiekcie i z wszelkich udogodnień, które udostępniasz w swojej ofercie.

I to właśnie, za ten czas turyści dokonują opłaty, gdy mówimy o noclegu za dobę. Z pewnością zdajesz sobie sprawę z faktu, że doba hotelowa jest determinowana przez konieczność przygotowania obiektu do przyjazdu kolejnych gości. Dlatego też, doba nie trwa w tym przypadku równych 24 godzin. A ile trwa doba hotelowa? Najczęściej jest to 20-22 godzin. A jest to spowodowane koniecznością posprzątania pokoju, łazienki, wymiany pościeli, czy przewietrzenia pomieszczenia.

Jakie trudności mogą pojawić się w przypadku wyznaczania doby hotelowej?

Tak naprawdę, jest ich całe mnóstwo. Nie wystarczy tylko i wyłącznie wyznaczyć pewne ramy czasowe, przywitać i pożegnać gości i następnie posprzątać pokój. Mogą pojawić się pewne problemy. Na szczęście, Ty jako właściciel obiektu, możesz je rozwiązać w bardzo prosty sposób.

Co zrobić w sytuacji, gdy doba rozpoczyna się o godzinie 15.00, a Twoi goście pojawili się w obiekcie już w południe? Takie sytuacje występują bardzo często i są związane z rozkładem jazdy pociągów, czy autobusów, które przyjeżdżają do Twojej miejscowości. Zamiast kazać im oczekiwać do określonej godziny rozpoczęcia pobytu, możesz zaproponować kilka rozwiązań, które zostaną przez nich bardzo dobrze odebrane.

Zobacz również: Jak zwiększyć zadowolenie gości jeszcze przed przybyciem?

A są to:

1. Zaproponowanie innego wolnego pokoju - jeśli akurat dysponujesz innym wolnym pokojem, w którym goście będą mogli odpocząć i odświeżyć się po podróży, to będzie to jak najbardziej wskazane.

2. Zaproponuj poczęstunek i ciepły napój - oczywiście, zdarzają się takie sytuacje, że akurat wszystkie pokoje w Twoim obiekcie są zajęte; w takiej sytuacji dobrym krokiem będzie zaproszenie gości do holu, czy kuchni i zaproponowanie im poczęstunku i ciepłego napoju.

3. Wolny pokój - wcześniejsza rezerwacja - goście opuszczają obiekt o różnych gościnach; jeśli ktoś wyjechał wczesnym rankiem, a pokój został już posprzątany, to nic nie stoi na przeszkodzie, by udostępnić im pokój już w południe.

Dbaj o jakość w swoich usług. W przypadku pretensji gości, zachowaj spokój i poinformuj, że dokładasz wszelkich starań, by pomieszczenie było jak najdokładniej przygotowane na ich przyjęcie.

Co zrobić, gdy goście chcą zameldować się w środku nocy?

W regulaminach wielu obiektów noclegowych, można dostrzec taką informację, że zameldowanie jest możliwe np. do godziny 22.00. Czasem mogą jednak pojawić się nieprzewidywalne sytuacje, np. opóźnienia pociągów, autobusów, korki na drodze, czy długa i przeciągająca się podróż.

Oczywiście, nie będzie większych problemów, gdy masz całodobową recepcję. Nieco inaczej wygląda sytuacja, gdy to Ty lub Twój pracownik odpowiada za meldunek gości. Nocny meldunek może być trudny, ale wszystko jest jak najbardziej do rozwiązania.

Wystarczy, że:

• poinformujesz swoich gości, jakie zasady zameldowania u Ciebie obowiązują

• zaproponujesz meldunek dnia następnego, natomiast odbiór kluczy będzie możliwy np. przez specjalną skrytkę, która jest częstym rozwiązaniem w obiektach noclegowych

• umówisz się na dokładną godzinę - wówczas nie będziesz musiał oczekiwać na nich przez długi czas

• wszelkie informacje i zmiany w tym temacie zamieścisz w swoim regulaminie obiektu.

Sprawdź: Automatyzacja recepcji w obiekcie noclegowym. Co możesz zrobić?

Doba hotelowa - co zrobić, gdy goście chcą ją przedłużyć?

Pewne problemy mogą pojawić się nie tylko podczas zameldowania w obiekcie, ale i podczas wymeldowania z obiektu. Często spotykaną praktyką ze strony turystów jest chęć przedłużenia obowiązującej doby hotelowej. Oczywiście, nie zawsze jest taka możliwość, bo taki pokój, z pewnością zajmie kolejna rodzina.

Wszystko jest uzależnione od tego, kiedy taka prośba zostanie zgłoszona przez Twoich gości. I tu kieruj się zasadą - im wcześniej, tym lepiej. jeśli  będziesz miał możliwość spełnić ich prośbę bez uszczerbku w pobycie kolejnych gości, to na pewno warto taką prośbę rozważyć. Szczególnie, że może to mieć decydujący wpływ na zadowolenie, związane z ich pobytem. Ustal tu jednak zasadę, czy przedłużenie doby, będzie wiązało się z dopłatą. Jeśli są to maksymalnie 2 godziny, to w ramach dobrej obsługi proponujemy, by takie wydłużenie odbyło się bezpłatnie. Dobrze jest również zapytać gości o powody chęci przedłużenia pobytu. A może to być chęć pozostawienia bagażu, samochodu na parkingu, czy na przykład oczekiwanie na planowy odjazd pociągu, czy autobusu.