Impreza w obiekcie noclegowym. Jak ustalić zasady dla turystów?

Sytuacja niekomfortowa - tak w skrócie można określić rozmowę i ustalanie szczegółów z turystami, jeśli chodzi o rezerwację dla grupy znajomych, którzy w wynajmowanym domku chcą urządzić huczną imprezę, taką jak np. wieczór kawalerski, wieczór panieński, urodziny lub po prostu inna niespodzianka, którą śmiało można podciągnąć pod kategorię imprezy. 

Warto zaznaczyć, że sytuacja tego typu wygląda zdecydowanie gorzej, jeśli już wynająłeś im domek, czy pokój, a o organizowanej imprezie, dowiadujesz się dopiero po ich przyjeździe. Oczywiście, możesz odmówić im wynajęcia obiektu do takich celów, jednak licz się z tym, że to spowoduje ich duże niezadowolenie. Jak wybrnąć z tego typu sytuacji? Dlaczego warto wynająć obiekt na imprezę okolicznościową? Odpowiedź na te i inne pytania, w poniższym artykule.

Dlaczego warto wynająć obiekt na imprezę okolicznościową?

Na samym wstępie warto podkreślić, że w życiu mamy do czynienia z naprawdę rozmaitymi grupami osób. W dużej mierze dotyczy to również turystów. W większości przypadków zdarzają się osoby, które potrafią zachować się kulturalnie. Są jednak również tacy, którzy za nic mają sobie zasady, panujące w obiekcie, a czystość i poszanowanie rzeczy jest im po prostu obce. Na szczęście, tego typu turyści trafiają się bardzo rzadko.

Jeżeli prowadzisz domki lub pokoje gościnne i jednocześnie chcesz przyciągnąć do siebie nieco młodszych klientów, to warto wziąć pod uwagę możliwość organizacji imprez okolicznościowych w wynajmowanych przez nich pomieszczeniu. Dlaczego warto? Przede wszystkim sprawisz, że ich zadowolenie będzie naprawdę duże. Każdy marzy o oderwaniu się od problemów i codzienności, a jeden wieczór, czy kilka dni, podczas których organizowane są imprezy, raczej nie powinien Tobie zaszkodzić. Pokażesz w ten sposób, że jesteś otwarty na ich potrzeby. Pamiętaj, że w ten sposób, możesz również zapełnić wolne terminy w swoim kalendarzu. Może się zdarzyć taka sytuacja, że przez jedną dobę, masz wolny domek lub pokój. Jeśli ktoś poszukuje miejsca na imprezę, to być może właśnie ta oferta i ten termin, sprosta jego oczekiwaniom.

Oczywiście, są pewne granice. To Ty w tym przypadku “rozdajesz karty” i dyktujesz warunki. Organizacja imprezy nie może sprawić, że będzie panować pełna swoboda, a cisza nocna nie będzie przez nich przestrzegana. Pamiętaj, że w obiekcie przebywają również inni goście, którzy marzą o wypoczynku w ciszy i spokoju. Jak w związku z tym pogodzić te dwie kwestie?

Organizacja imprezy w obiekcie noclegowym - jak ustalić przejrzyste zasady?

Jeżeli chcesz przyjąć gości, którzy pragną zorganizować imprezę w Twoim obiekcie, to warto zastosować kilka zasad, których będą musieli przestrzegać. To oczywiste, że nawet najostożniejsi i najbardziej kulturalni goście mogą przypadkowo wyrządzić pewne szkody lub być nieco uciążliwi dla pozostałych gości. Co możesz w związku z tym zrobić?

fot. advogadoaguilar / pixabay.com, CC0

• Ustal regulamin obiektu

To podstawa, od której należy zacząć, jeśli zamierzasz przyjąć “imprezowiczów”. W kilku punktach, jasno określisz, co wolno, a czego nie wolno robić w Twoim obiekcie noclegowym. Na pewno warto wspomnieć o obowiązującej ciszy nocnej, zakazie palenia papierosów, czy zakazie spożywania alkoholu. Regulamin rzetelnie informuje turystów o przysługujących im prawach, reguluje bezpieczne przebywanie w obiekcie, a właścicielowi pomaga uniknąć spornych sytuacji.

Regulamin powinien również zawierać postanowienia wskazujące z jakimi konsekwencjami musi liczyć się turysta w przypadku naruszenia powyższych zasad dotyczących zachowania. W treści regulaminu warto również wspomnieć o tym, że w Twoim obiekcie noclegowym nie mogą przebywać osoby z zewnątrz, co jest bardzo często spotykane podczas organizacji imprez.

Więcej informacji znajdziesz tutaj: Czy warto tworzyć regulamin obiektu noclegowego?

• Odpowiedzialność gościa za wyrządzone szkody

Ta kwestia w dużej mierze również odnosi się do regulaminu obiektu noclegowego. Warto o niej wspomnieć w regulaminie z wielu powodów. Przede wszystkim, to właśnie w ten sposób jasno określisz, jaka wysokość opłaty wiąże się ze zniszczeniem wyposażenia obiektu noclegowego. Dlatego w regulaminie należy zaznaczyć, że jeśli szkody są spowodowane przez gościa podczas jego pobytu, musi on ponieść finansową odpowiedzialność. Można z góry określić kwotę za uszkodzenie konkretnego przedmiotu bądź też wskazać sposób ustalenia takiego odszkodowania (np. według cen zakupu, kosztów naprawy). Przy dochodzeniu odszkodowania trzeba mieć odpowiednią dokumentację, jak na przykład protokół odbioru pokoju z podpisem pracowników obiektu i gościa.

fot. Hans / pixabay.com, CC0

Często praktykowanym rozwiązaniem jest również pobór kaucji zwrotnej, to jest kwoty którą w ramach zabezpieczenia, pobierasz od każdego uczestnika imprezy. A po oględzinach pomieszczenia, tuż po zakończonej imprezie, zwracasz całość lub przeznaczasz odpowiednią sumę na pokrycie szkód. Co Ci daje taki zapis w regulaminie? Na pewno sprawi, że Twoi goście będą nieco bardziej ostrożniejsi.

• Wyznacz odpowiednie pomieszczenie na organizację imprezy

Jeżeli nie chcesz, by Twoi goście urządzali imprezę w pokoju lub domku, to warto pomyśleć nad udostępnieniem specjalnego pomieszczenia, w którym organizacja imprezy będzie w pełni dozwolona. Może to być np. sala dyskotekowa, czy altanka grillowa. W takim przypadku straty na pewno będą zdecydowanie mniejsze, masz nad wszystkim kontrolę. Tego typu pomieszczenia posiadają wszystko, co niezbędne do organizacji imprezy okolicznościowej. Jest też zdecydowanie więcej przestrzeni, niż ma to miejsce w wynajmowanym przez Ciebie domku lub pokoju.

Poznaj: Jak zwiększyć zyski z usług dodatkowych w obiekcie noclegowym?

• Wyjdź z inicjatywą i sam zorganizuj imprezę

Jeżeli masz taką możliwość i dążysz do integracji ze swoimi gośćmi, to warto wyjść z inicjatywą i samemu zorganizować pewnego rodzaju imprezę dla swoich gości. Może to być np. grill lub ognisko, wieczór z degustacją regionalnych potraw, czy też wieczór z regionalną muzyką. 

fot. Free-Photos / pixabay.com, CC0

Jeżeli posiadasz w swoim obiekcie np. salę weselną, to z powodzeniem możesz organizować również nieco większe imprezy. To właśnie wesela, bal karnawałowy, czy Sylwester. Gwarantujemy, że zainteresowanie na pewno będzie duże!

Zobacz: 7 rzeczy, które zaskoczą Twoich gości

Mamy nadzieję, że te kilka wskazówek, pozwoli Ci w pełni sprostać oczekiwaniom Twoich gości, a organizacja imprezy w obiekcie noclegowym nie będzie już dla nikogo problemem.