Jak planować wydatki na służbową podróż i mądrze zarządzać budżetem?

Dlaczego ustalenie budżetu na podróże służbowe jest ważne?

Podróże służbowe stanowią istotny składnik kosztów operacyjnych dla wielu firm. Według danych z ankiety przeprowadzonej przez firmę Forrester Research są one drugim najtrudniejszym do zarządzania kosztem operacyjnym, zaraz po wynagrodzeniach. Wydatki biznesowe związane z podróżami i spotkaniami mogą sięgać od 8% do 12% całkowitego budżetu organizacji. To zatem bardzo duża kwota, zwłaszcza w średnich i dużych przedsiębiorstwach.

Jak ustalić budżet na służbowe podróże?

Ustalenie budżetu na służbowe podróże to ważny krok w efektywnym zarządzaniu kosztami firmowymi. Jak podołać temu zadaniu?

1. Przeanalizuj dane historyczne – ustalanie budżetu na podróże służbowe rozpocznij od przeanalizowania historycznych danych dotyczących kosztów dotychczasowych wyjazdów służbowych w Twojej firmie. Przejrzyj raporty wydatków z poprzednich lat, aby zobaczyć, ile firma wydawała na bilety lotnicze, zakwaterowanie, wyżywienie i inne koszty związane z podróżami. Dzięki temu uzyskasz ogólny obraz dotychczasowych wydatków.
2. Określ cele podróży i ich konieczność – zastanów się, jakie cele chcesz osiągnąć poprzez podróże służbowe w nadchodzącym roku. Czy będą to spotkania z klientami, udział w konferencjach branżowych czy szkolenia dla pracowników? Określenie konkretnych celów pomoże Ci lepiej oszacować, jakie rodzaje podróży będą niezbędne i jakie wiążą się z nimi koszty.
3. Oceń przyszłe potrzeby – przyszłe potrzeby podróży służbowych mogą różnić się od tych, które miały miejsce w przeszłości. Na przykład, jeśli firma planuje rozszerzyć działalność na nowe rynki lub zwiększyć liczbę spotkań z klientami, może to wymagać większej liczby podróży służbowych. Przejrzyj plany rozwoju firmy i inne czynniki wpływające na przyszłą aktywność biznesową, aby uzyskać jasny obraz przyszłych potrzeb podróży służbowych.
4. Skonsultuj budżet z innymi osobami – włącz do procesu ustalania budżetu osoby, które będą odpowiedzialne za planowanie i realizację podróży służbowych, jak również osoby zarządzające finansami w Twojej firmie. Przeprowadź spotkania konsultacyjne, aby omówić oczekiwania co do podróży służbowych oraz przewidywane koszty. To pozwoli Ci uwzględnić różnorodne perspektywy i potrzeby, co może doprowadzić do bardziej precyzyjnego ustalenia budżetu.
5. Pamiętaj o elastyczności – podczas ustalania budżetu na podróże służbowe warto uwzględnić pewną elastyczność. Nie zawsze możliwe jest dokładne przewidzenie wszystkich kosztów związanych z podróżami służbowymi, dlatego dobrze jest mieć pewien margines na nieprzewidziane wydatki lub zmiany w planach podróży.

Jak zaplanować wydatki na służbową podróż?

Planowanie wydatków na służbową podróż wymaga uwzględnienia różnorodnych aspektów, aby zapewnić sprawną realizację celów biznesowych. Jakie wydatki musisz uwzględnić?

• Noclegi – koszt zakwaterowania może się różnić w zależności od lokalizacji, standardu hotelu oraz dostępnych udogodnień. Szacunkowo, koszt jednego noclegu w hotelu w standardzie średnim może wynosić od 200 do 500 złotych za osobę. Warto przewidzieć margines błędu na poziomie około 10-20% jako zabezpieczenie na ewentualne nieprzewidziane wydatki związane z zakwaterowaniem.
• Dieta – gdy podróż służbowa na obszarze kraju przekracza jedną dobę, pracownikowi przysługuje dieta w pełnej wysokości za każdą pełną dobę, natomiast za niekompletną, lecz rozpoczętą dobę do 8 godzin – przysługuje 50% diety. W przypadku, gdy pracownik korzysta z bezpłatnego wyżywienia, dieta zostaje obniżona. To samo dotyczy zakwaterowania w hotelu z zapewnionym wyżywieniem. Wysokość diety wynosi 45 zł za dobę podróży.
• Dojazd – wydatki na transport do celu podróży oraz na transport lokalny należy również uwzględnić w budżecie. Koszt może zależeć od odległości podróży, wybranego środka transportu i ewentualnych dodatkowych opłat. W przypadku dojazdu własnym autem pracownik powinien otrzymać tzw. kilometrówkę. Wynosi ona 0,89 zł za kilometr dla samochodu osobowego o pojemności silnika mniejszej lub równej 900 cm3 oraz 1,15 zł dla samochodu osobowego o pojemności silnika powyżej 900 cm3.
• Dodatkowe wydatki – należy także uwzględnić inne możliwe wydatki, takie jak opłaty konferencyjne, bilety na transport publiczny, wynajem samochodu czy zakupy biznesowe. Szacunkowo, warto przyjąć dodatkowy margines błędu na poziomie 10% całkowitego budżetu, aby zabezpieczyć się przed nieprzewidzianymi wydatkami.

Jak obniżyć koszty podróży służbowych?

Co możesz zrobić, aby obniżyć koszty podróży służbowych?

1. Ustal jasne zasady dotyczące podróży służbowych. Określenie polityki podróżnej dla firmy, obejmującej proces zatwierdzania podróży, wytyczne dotyczące rezerwacji czy wyznaczenie limitów wydatków, pozwala na klarowne i spójne podejście do podróży służbowych.
2. Wykorzystaj technologię do zarządzania kosztami. Wykorzystanie cyfrowych rozwiązań, które automatyzują proces raportowania wydatków i rachunków, pozwala na lepsze monitorowanie i kontrolę kosztów podróży.
   
3. Współpracuj z biurami podróży. Korzystanie z usług biur podróży umożliwia negocjowanie korzystnych cen z liniami lotniczymi, hotelami i dostawcami usług transportowych, co przyczynia się do oszczędności dla firmy poprzez uzyskanie preferencyjnych.

Ukryte koszty podróży służbowych. Na co uważać?

Jakie mogą być ukryte koszty podróży służbowej? Są to m.in. wydatki związane z dojazdem do i z lotniska, do hotelu oraz do miejsc spotkań biznesowych, które mogą się szybko kumulować.

Dodatkowym kosztem może też być ubezpieczenie podróżne. Pomimo że wielu pracowników jest ubezpieczonych przez firmę, nie zawsze obejmuje to pełne pokrycie kosztów podróży służbowych, takich jak opłaty za leczenie czy utratę bagażu. Warto upewnić się, że ubezpieczenie podróżne jest wystarczająco wszechstronne.

W przypadku podróży zagranicznych pojawia się dodatkowy koszt w postaci prowizji za przewalutowanie. Korzystanie z karty kredytowej może wiązać się z dodatkowymi opłatami, takimi jak prowizje za transakcje walutowe. Należy sprawdzić warunki korzystania z karty i ewentualnie rozważyć inne formy płatności.