Kontakt z turystą. O czym pamiętać i jak odpowiadać na zapytania o nocleg?

Do rozpoczęcia sezonu letniego coraz mniej czasu. Turyści rozpoczęli planowanie wyjazdów na Święta Wielkanocne, długi weekend majowy, długi weekend czerwcowy, a nawet wakacje. Wiąże się to z dużą liczbą zapytań, telefonów, czy wiadomości wysyłanych za pośrednictwem poczty e-mail. Każdy Twój Gość ma naprawdę różne wymagania i pytania. Bardzo często wiąże się to z ceną za nocleg, dostępnymi terminami, lokalizacją obiektu, czy dostępnymi udogodnieniami. 

Na pewno zdajesz sobie sprawę z tego, że noclegi nie sprzedają się same. Trzeba odpowiednio wypromować ofertę, by przekonać do przyjazdu odpowiednią grupę turystów. Niezwykle ważny jest również kontakt z turystą, bo podczas bezpośredniej rozmowy, czy też kontaktu telefonicznego lub za pośrednictwem odpowiedzi na wysłane zapytanie - pokazujesz, jakie jest nastawienie do Twoich gości i tym samym rozpoczynasz procedurę, której celem jest przekonanie ich do skorzystania właśnie z Twojej oferty. Pamiętaj również o tym, że nie zawsze wymiana wiadomości, czy rozmowa telefoniczna kończy się rezerwacją. Istnieje jednak kilka sposobów, które pomogą Ci odpowiednio prowadzić i podtrzymać kontakt z turystami. O czym warto pamiętać? Sprawdźmy!

Na co turyści zwracają największą uwagę podczas kontaktu z właścicielem obiektu?

Istnieje wiele ważnych elementów, które mogą okazać się kluczowe w pozyskaniu gości, którzy skorzystają z Twojej oferty noclegowej. Wszystko rozpoczyna się z chwilą przeglądania ofert. Jeśli Twój obiekt i przygotowana oferta zainteresują turystów, na pewno wykonają ten pierwszy krok i zdecydują się na wysłanie wiadomości z zapytaniem lub wykonają telefon.

Bardzo często dużą rolę odgrywa element zaskoczenia. Sprawdź: Zaskocz i zachwyć. Jak urozmaicić wakacyjny pobyt swoim gościom?

Pamiętaj, że podczas kontaktu z Tobą, turyści najczęściej zwracają uwagę na następujące kwestie:

• sposób powitania;

• szczegółowe i cierpliwe odpowiadanie na każde pytanie i wątpliwości;

• okaż zainteresowanie i pokaż, że każdy gość jest dla Ciebie bardzo ważny;

• poinformuj o możliwościach, z których mogą skorzystać z Twoich Goście;

• jeśli ktoś jest nie do końca zainteresowany, możesz zaoferować rabat lub inny gratis, który przekona Twoich gości - pokażesz w ten sposób, że zależy Ci na ich pobycie;

• staraj się w miarę sprawnie odpowiadać na zapytania turystów - nie da się ukryć, że nikt nie lubi czekać, a turyści poszukujący noclegu w wymarzonym miejscu szczególnie;

• podczas rozmowy telefonicznej lub korespondencji przekaż najważniejsze informacje związane z ofertą - postaraj się zrobić to w krótki sposób - tak, by Twoi goście mieli wszystko czarno na białym; zbyt długie opowiadanie o atutach Twojej oferty może ich zniechęcić;

• ważny jest również sposób zakończenia rozmowy lub korespondencji - okażesz zainteresowanie, jeśli zakończysz rozmowę lub konwersację następującymi hasłami “Liczę na to, że skorzystają Państwo z mojej oferty”, czy “W przypadku dodatkowych pytań, czy wątpliwości, pozostaję do dyspozycji”.

Kontakt z klientem - o czym musisz pamiętać?

Zgodnie z tym, co zostało już wcześniej wspomniane, każdy turysta ma naprawdę rozmaite wymagania. Niektóre z nich mogą Cię zaskoczyć, ale jeśli odpowiednio poprowadzisz rozmowę lub konwersację, to istnieje duże prawdopodobieństwo, że właśnie ta osoba skorzysta z Twojej oferty noclegowej. O czym musisz pamiętać? Jest kilka ważnych wskazówek, które pomogą Ci zwiększyć efektywność rezerwacji dokonywanych przez turystów. Przede wszystkim:

• Staraj się na bieżąco odpowiadać na zapytania i odbierać połączenia telefoniczne

Nie da się ukryć, że turyści mogą do Ciebie napisać o każdej porze dnia i nocy. Przyjmuje się, że rozmowy telefoniczne najczęściej mają miejsce od godziny 8.00 do 20.00. Zupełnie inaczej wygląda sytuacja, w przypadku zapytań o nocleg, czy wiadomości e-mail wysyłanych z telefonu lub komputera. W takim przypadku może się zdarzyć, że otrzymasz zapytanie w środku nocy. Natychmiastowa odpowiedź może okazać się trudna. Pamiętaj jednak, że turyści nie lubią czekać. Jeśli po kilku godzinach oczekiwania pozostaną bez odpowiedzi, na pewno zaczną szukać gdzie indziej. Postaraj się mieć telefon ciągle przy sobie. Jeśli w danym momencie nie możesz rozmawiać, to przekaż ten obowiązek komuś z rodziny lub zaufanemu pracownikowi. Nie powinieneś także korzystać z wymówki, że odpowiadanie na wiadomości zajmuje zbyt wiele czasu i liczyć na kontakt telefoniczny. Większość osób poszukujących noclegów przez internet preferuje mniej bezpośrednie formy – wolą skorzystać z e-maila lub formularza kontaktowego, znajdującego się przy twojej ofercie na Nocowanie.pl. Masz jednak odpowiednie narzędzia, które pozwolą ci szybko odpowiedzieć na każde zapytanie. Są to gotowe szablony odpowiedzi, możesz ich użyć zarówno gdy masz wolne miejsce, jak też kiedy nie możesz przyjąć nowych gości.

Zobacz również: Jak skutecznie promować ofertę na sezon wiosenno-letni?

• Postaraj się odpowiadać krótko, ale wyczerpująco

Jeśli pojawi się zapytanie o nocleg, pamiętaj o odpowiednim postępowaniu, które zostało wspomniane wcześniej. Liczy się odpowiednie przedstawienie oferty i przekonanie gości do Twojej oferty. Postaraj się odpowiadać konkretnie, napisz najważniejsze informacje związane z ceną, ofertą lub dostępnym terminem. Nawet jeśli termin, o który pytają Twoi goście nie jest dostępny, to postaraj się przekonać ich do przyjazdu w innym terminie. Pokaż, że zależy Tobie na ich pobycie. Pamiętaj, by nie odpowiadać jednym słowem i “olewczo” - chyba nikt tego nie lubi.

Przeczytaj: 6 porad jak odpowiadać na zapytania turystów, by skutecznie sprzedać noclegi

• Utrzymaj kontakt z Twoimi stałymi bywalcami

Odpowiednie nastawienie do gości, którzy przebywają w Twoim obiekcie jest niezwykle ważne. Na pewno masz w tym gronie swoich stałych klientów, którzy każdego roku lub nieco rzadziej odwiedzają Twoje skromne progi. W takim przypadku doskonale sprawdzi się wyjście z inicjatywą. Możesz wysłać ofertę specjalnie stworzoną właśnie dla nich - na pewno ich to zainteresuje i spowoduje, że w tym roku również do Ciebie przyjadą. Pamiętaj, by nie być w tym wszystkim zbyt nachalnym.

• Korzystaj z aplikacji Nocowanie.pl dla właścicielu obiektów noclegowych

Dużym ułatwieniem w kontakcie z turystami będzie korzystanie z aplikacji dedykowanej właścicielom obiektów noclegowych. Dzięki temu masz swoją ofertę w portalu Nocowanie.pl zawsze pod ręką. Pozwoli Ci to szybko i sprawnie zarządzać rezerwacjami i odpowiadać na zapytania. 

Najważniejsze zalety bezpłatnej aplikacji mobilnej Nocowanie.pl:

• bezpłatne powiadomienia o nowych rezerwacjach i zapytaniach,

• dostęp przez całą dobę,

• zarządzanie rezerwacjami z jednego miejsca,

• szybki i łatwy kontakt z turystami,

• informacje online o zaliczkach lub zadatkach,

• dostęp z każdego urządzenia mobilnego na całym świecie.

• Zaoferuj alternatywne rozwiązania

Bardzo często zdarza się tak, że masz zapełniony kalendarz z wolnymi terminami. Doskonałym rozwiązaniem z przypadku zainteresowania zajętymi już terminami, może okazać się zaproponowanie alternatywnych rozwiązań. Zaproponuj inny dostępny termin. Jeśli Twój gość może skorzystać z urlopu w zajętym już terminie, zaproponuj możliwość noclegu w zaprzyjaźnionym obiekcie. Pokażesz dzięki temu, że każdy gość jest dla Ciebie ważny.

• Odpowiadaj na zapytania “Szukam noclegu”

Zapytania wysyłane do Ciebie to jedno. Bardzo często turyści korzystają również z rozwiązania w postaci zapytań “Szukam noclegu”. Narzędzie pozwala to im znaleźć nocleg w danej miejscowości lub regionie. Dobrym posunięciem z Twojej strony będzie odpowiadanie na tego typu zapytania i zaprezentowanie oferty, która przekona gości do przyjazdu właśnie do Twojego obiektu.

• Uzupełnij oferty specjalne

Na sam koniec, warto wspomnieć również o ofertach specjalnych, które pozwalają w szybki sposób znaleźć określonej grupie nocleg w danym terminie. Uzupełnienie i przygotowanie ofert specjalnych umożliwi gościom bezpośrednie dotarcie do Twojej oferty.

Sprawdź również: Oferty specjalne na sezon wiosenno-letni. O czym musisz pamiętać?

Mamy nadzieję, że dzięki naszym wskazówkom, Twój kontakt z turystami stanie się prostszy i przekonujący do wyboru właśnie Twojej oferty! Pamiętaj, że wszystko tak naprawdę zależy tylko i wyłącznie od Ciebie.