Noclegi służbowe a praca zdalna. Co zrobić krok po kroku?

Od dnia 7 listopada 2020 roku obiekty noclegowe zostały zamknięte dla turystów. Ma to oczywiście związek z nowymi zasadami bezpieczeństwa, które mają zahamować wzrastające tempo zachorowań na COVID-19. Zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 6 listopada 2020 roku w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii, na taki stan rzeczy musimy przygotować się do 29 listopada włącznie.

Zgodnie z § 1 pkt 1) lit. a) rozporządzenia do dnia 29 listopada 2020 r. prowadzenie usług hotelarskich jest zamknięte dla turystów. Dopuszczalne jest tylko i wyłącznie dla gości:

- osób, korzystających z tych usług w ramach podróży służbowej, czyli wykonujących zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy, lub w podróży wykonywanej w związku z czynnościami służbowymi lub zawodowymi, lub związanymi z wykonywaniem działalności gospodarczej,

- osób, które są zawodnikami korzystającymi z tych usług w czasie zgrupowań i współzawodnictwa sportowego,

- będących osobami wykonującymi zawód medyczny, tj. dla lekarzy, lekarzy dentystów, pielęgniarek i położnych, farmaceutów, diagnostów laboratoryjnych, ratowników medycznych, felczerów, psychologów, fizjoterapeutów,  

- będących pacjentami i ich opiekunami, jeżeli konieczność zapewnienia im zakwaterowania wynika z warunków określonych dla danego świadczenia opieki zdrowotnej.

By możliwe stało się wynajęcie pokoju w pensjonacie, konieczne jest przedstawienie przez osoby z ww. grup dokumentu wystawionego przez pracodawcę albo pisemne oświadczenie gościa lub oświadczenie lub zaświadczenie wystawione przez związek sportowy / wykonujący działalność leczniczą.

Czy praca zdalna kwalifikuje się do noclegu służbowego?

Niezwykle ważne w całej tej sytuacji jest bez wątpienia zrozumienie, czym tak naprawdę jest nocleg służbowy. Warto przede wszystkim podkreślić, że do tej grupy zaliczają się nie tylko osoby oddelegowane w podróż przez pracodawcę, ale również wszystkie osoby pracujące zdalnie, jak również osoby prowadzące działalność gospodarczą, dla których pobyt w obiekcie ma jakikolwiek związek z prowadzoną działalnością.

Obecnie spora część osób przeszła na tryb pracy zdalnej (pisaliśmy o tym tutaj), przez co również oni mogą skorzystać z takiej opcji wyjazdu, kwalifikowanego jako podróż służbowa. Nie każdy może sobie pozwolić na komfort pracy zdalnej (np. słaby zasięg internetu, obecność dzieci na nauce zdalnej). Wyjazd służbowy może w związku z tym zagwarantować odpowiednie warunki do pracy zdalnej. Analizując rozporządzenie, należy podkreślić, że najbardziej istotny w tym wszystkim jest fakt, by podróż była jedynie „w związku” z działalnością zawodową lub gospodarczą, nie musi ona stanowić stricte czynności służbowej lub zawodowej.

Jakie formalności należy spełnić, by nocleg służbowy był możliwy?

Cała procedura jest niezwykle prosta i nie trzeba spełniać szeregu formalności, by nocleg służbowy był możliwy. Wystarczy jedynie dokument wystawiony przez pracodawcę albo pisemne oświadczenie gościa. 

Sprawdź: Przykładowy wzór oświadczenia

Obiekt noclegowy w tej sytuacji musi uzyskać oświadczenie podpisane gościa, że jego pobyt ma związek z czynnościami służbowymi lub zawodowymi. Jest to możliwe już na etapie rezerwacji (np. w formie zaznaczenia checkboxu) lub na miejscu przy rozpoczęciu pobytu. Warto zaznaczyć, że w przypadku, gdy usługi hotelarskie świadczone są na rzecz osoby, która złożyła oświadczenie oraz na rzecz członków jej rodziny, wszelkie dokumenty rozliczeniowe wystawione w związku z pobytem powinny wymieniać tylko tego konkretnego gościa, który złożył oświadczenie. Mówiąc krótko - faktura za pobyt tylko i wyłącznie na dane osobowe pracownika.

Najważniejsze zasady:

- konieczne jest podpisanie oświadczenia przez pracownika, na podstawie którego właściciel obiektu noclegowego będzie mógł stwierdzić, że ma do czynienia z wyjazdem służbowym;

- faktura za pobyt musi uwzględniać tylko i wyłącznie pracownika - w przypadku podróży z dziećmi na fakturze muszą widnieć tylko i wyłącznie dane osobowe pracownika;